El tiempo de contratación es, seguramente, la métrica más vigilada por los equipos de búsqueda y selección. ¿Cuánto crees que se tarda de media? Según el informe de LinkedIn “Global Recruiting Trends”, solo el 30% de las empresas son capaces de cubrir una posición dentro de los 30 primeros días. El 70% restante tardan hasta 4 meses más.
Por eso, uno de los principales objetivos de la mayoría de equipos de búsqueda es la constante reducción del tiempo de contratación.
¿Por qué?
Porque tardar demasiado en ocupar un puesto no solo incrementa el coste, también hace que candidatos bien cualificados se caigan por el camino porque la competencia ha sido más rápida.
Así que, para ayudarte a mejorar tu proceso de búsqueda y que seas capaz de encontrar el talento que necesitas para tu organización sin perder agilidad (ni calidad), aquí te dejamos 10 maneras efectivas de reducir el tiempo de contratación.
El primer paso es medir. Porque como dice el dicho, lo que no se mide no se puede mejorar. Por lo tanto, si queremos reducir el tiempo de contratación, los datos son clave.
Pero, ¿qué datos?
Esta es la información en la que deberías centrarte:
El tiempo que tarda cada candidato en pasar de una etapa a otra. Es decir, desde que envia el CV hasta la entrevista telefónica, de la entrevista telefónica a la presencial, y así con todas las fases.
Cómo se compara tu tiempo de contratación con el tiempo de contratación estándar en tu industria.
El número de días naturales desde que se publica la oferta de trabajo hasta la decisión final.
La proporción de buenas y “malas” solicitudes que recibes habitualmente. Este dato te ayudará a saber si la ralentización se debe a los screeninngs.
Una vez que hayas recopilado todos los datos, prioriza los números más preocupantes.
No tener un proceso de contratación estructurado significa tener un tiempo de contratación más largo, básicamente porque tendrás que empezar de cero cada vez que haya un nuevo puesto que ocupar.
Pregúntate: ¿cómo es el recorrido del candidato, cuáles son los pasos, cuánto tiempo se necesita para cada uno de ellos?
Si documentas toda la estructura, sabrás qué tendrás que hacer exactamente en cada fase del proceso, volviéndolo más ágil.
Para darle un giro de tuerca y que sea lo más completo posible, ponte también en los zapatos de los candidatos y candidatas. En este sentido, deberás tener en cuenta tanto la experiencia del recruiter como lo que experimentan los postulantes.
De esta forma, te será más sencillo identificar áreas de mejora. Por ejemplo, quizás te des cuenta de que hay puntos que convendría automatizar. Aquí, un buen ATS te será de gran ayuda.
Hacer networking y formar un grupo con candidatos que hayas preseleccionado de procesos anteriores es una de las mejores formas de reducir el tiempo de contratación.
Si ya tienes un número de candidatos altamente cualificados en tu lista de contactos, no tendrás que anunciar el puesto, esperar a que lleguen las solicitudes ni pasar tiempo evaluando a los solicitantes.
Todo lo que necesitas hacer es ponerte en contacto con estas personas sobre el puesto disponible.
Claro que, no todos los puestos tienen las mismas características.
¿Cómo crear una cartera de talento pre-establecida y de calidad?
Identifica los roles para los que contratas frecuentemente.
Determina los requisitos para esos roles (habilidades, compatibilidad cultural, etc.).
Encuentra los lugares donde podrías encontrar a tus candidatos ideales (conferencias, eventos de la industria, redes sociales como LinkedIn, referencias, etc.).
Identifica los perfiles que parecen buenos candidatos y ponte en contacto con ellos.
Mantén el contacto con estos candidatos compartiendo contenido significativo y mensajes personalizados.
Se dice que los candidatos y candidatas visitan tu sección de empleo al menos dos veces durante el proceso de contratación:
Cuando están en búsqueda activa y buscan ofertas de trabajo.
Cuando han considerado que la oferta les interesa y deciden aplicar.
Si tu web no convence o es poco intuitiva, quién esté en búsqueda de nuevas oportunidades laborales no pasará allí mucho tiempo, abandonará, y tú te quedarás sin candidatos.
Puede parecer un aspecto trivial, pero piensa en cuántos potenciales candidatos has podido perder de este modo afectando a tu tiempo de contratación.
Así que, para asegurarte de que las personas no abandonen la solicitud una vez que hagan clic en el botón de aplicar, necesitarás que el proceso sea fácil.
Los formularios deben ser sencillos e incluir solo la información relevante. Y es que una de las cosas más molestas de esta fase del proceso es tener que poner una y otra vez los mismos datos.
También habría que considerar la optimización para dispositivos móviles.
Si ya conoces el equilibrio habitual entre solicitudes de calidad y candidaturas descartadas, tienes en tus manos una referencia para detectar ralentizaciones en tu proceso de captación de talento. Y es que clasificar un alto volumen de solicitudes de baja calidad consume tiempo y energía que podrías invertir en tareas mucho más estratégicas.
Una métrica útil para este diagnóstico es la proporción de solicitantes que avanzan a la fase de entrevista. Según estudios, el promedio se sitúa en un 12%. Si tus números son superiores, ¡enhorabuena! Estás atrayendo perfiles de calidad.
Pero si no es así, aquí tienes algunas estrategias para darle un impulso a tu captación de candidatos:
Ejecutar campañas publicitarias segmentadas te permitirá llegar a los grupos de talento que realmente te interesan. Además, una buena campaña de anuncios no solo te ayudará a aumentar la visibilidad de tus ofertas de trabajo, también refuerza tu marca empleadora y atrae candidatos que encajen con lo que buscas. Si cuentas con el presupuesto, los anuncios pagados son una inversión que se traduce en solicitudes de mayor calidad.
Plataformas de RRSS como LinkedIn, Facebook e incluso X (antes Twitter) son minas de oro para encontrar talento en tu industria. Identifica a profesionales con el perfil adecuado y no te limites a la comunicación online: participa en eventos presenciales como conferencias y meetups para ampliar tu red de contactos y atraer a tus candidatos ideales de manera más directa y personal.
¿Seguro que necesitas buscar fuera? Revisa el potencial dentro de tu organización. Muchas veces, la solución está en una promoción interna o en una rotación que permita a alguien de tu equipo crecer y cubrir esa vacante. El beneficio extra de esta estrategia es que además mejora el compromiso y la fidelización de tu talento actual.
Las referencias siguen siendo la fuente número uno para atraer candidatos de calidad. Diseña un programa de referencias claro y motivador que recompense a los empleados que recomiendan talento TOP. ¡No subestimes el poder de una recomendación de alguien que ya conoce tu cultura organizacional!
Portales de empleo como Indeed o InfoJobs cuentan con millones de currículums disponibles. Utiliza sus filtros de búsqueda avanzada para identificar perfiles alineados con tus necesidades y ahorra tiempo en la fase inicial de captación.
Si optimizas tu captación de talento, reducirás el tiempo necesario para encontrar candidatos de calidad y avanzarás más rápido..
Desde publicar ofertas en múltiples plataformas hasta gestionar y clasificar solicitudes en tiempo real, un ATS aumenta tu eficiencia y evita que el proceso se convierta en un caos.
Además, con funciones como la programación automática de entrevistas, la construcción de una base de datos de talento y la automatización de tareas repetitivas, un ATS bien implementado puede reducir significativamente tu tiempo de contratación.
Eso sí, elige con cabeza: analiza las necesidades de tu equipo, compara opciones y pruébalo antes de comprometerte.
Las evaluaciones de habilidades técnicas, cuestionarios de personalidad y pruebas cognitivas son muy buenas herramientas para encontrar al candidato adecuado. Pero debes tener en cuenta que cada una añade tiempo al proceso. Por ejemplo:
Evaluaciones cognitivas: +2.6 a 4.4 días.
Pruebas de habilidades laborales: +0.6 a 1.5 días.
Cuestionarios de personalidad: +0.9 a 1.3 días.
Dado que el mejor talento está disponible durante apenas 10 días, reducir estos tiempos es importantísimo. Con soluciones de evaluación más ágiles e inteligentes, puedes filtrar candidatos de manera eficiente y basarte en datos reales, no solo en currículums.
La contratación implica muchas etapas y herramientas distintas. Si estas no se comunican entre sí, pierdes tiempo y, peor aún, candidatos potentes. Para evitarlo, conecta todas las piezas de tu proceso en un flujo de trabajo coherente.
Un ejemplo de stack tecnológico integrado podría ser:
Software de evaluación previa para filtrar talento rápidamente.
ATS para gestionar solicitudes y entrevistas.
Herramienta de onboarding para facilitar la integración del nuevo empleado.
Si prefieres simplificar, busca una plataforma que combine varias de estas funciones.
En AEBYS, nuestros asociados están preparados para ayudarte a mejorar tus métricas de reclutamiento y diseñar procesos que realmente funcionen. ¡Hablemos y hagamos que tu proceso de selección sea más eficiente, ágil y efectivo!
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