El profesiograma es una herramienta muy útil para el departamento de Recursos Humanos. No solo facilita que los procesos de selección sean más eficientes, también es un recurso que va muy bien tener a mano para mejorar procesos y estructuras.
Pese a ello, ni el profesiograma ni su derivado, el profesiográfico, tienen mucha fama entre las organizaciones y su uso está poco extendido.
En este artículo te contamos por qué eso es un error.
Un profesiograma es un documento técnico que describe en profundidad lo que se necesita para un puesto de trabajo, incluyendo las habilidades, conocimientos, formación y competencias personales.
Más adelante entraremos en detalle, pero para que te hagas una idea de su importancia, el profesiograma es la base que sirve para seleccionar al personal adecuado, evaluar su desempeño, prevenir riesgos laborales y planificar su formación y desarrollo.
Incluso en procesos jurídicos, como por ejemplo, en la petición de incapacidad permanente, este documento juega un papel fundamental para la resolución del juicio.
Podríamos decir que es como un mapa que ayuda a asegurar que las personas y los puestos se ajusten perfectamente, mejorando así la eficiencia y seguridad en el trabajo.
Existen varios tipos de profesiogramas pero, en un enfoque más simplificado y comúnmente aceptado, encontraríamos solo dos:
Este tipo se enfoca en los requisitos físicos, mentales, técnicos y formativos necesarios para un puesto de trabajo:
Capacidades físicas: Como la fuerza, resistencia y destreza manual que se requieren para desarrollar el rol con efectividad.
Condiciones ambientales: Exposición a temperaturas extremas, ruido o trabajos en altura.
Riesgos asociados: Manipulación de sustancias peligrosas, uso de maquinaria pesada o la necesidad de mantener posturas incómodas durante largos periodos de tiempo.
Conocimientos técnicos: Manejo de ciertos equipos, software especializado o técnicas profesionales muy concretas.
Formación: Títulos universitarios, cursos de especialización y licencias.
Como ves, se trata de una descripción muy técnica y objetiva del puesto, lo que permite evaluar con precisión las aptitudes y cualificaciones necesarias para desempeñar adecuadamente las tareas asociadas.
Si el modelo anterior se enfocaba en el puesto de trabajo, el profesiograma por competencias se centra en las competencias y habilidades que la persona que desempeñará el rol debe poseer.
Aquí se incluyen competencias como liderazgo, trabajo en equipo, comunicación, resolución de problemas, etc. Se trata de un enfoque más cualitativo.
Por supuesto, estos dos tipos de profesiogramas pueden complementarse para ofrecer una visión completa y detallada de las necesidades y características de un puesto de trabajo, abarcando tanto los aspectos técnicos como las competencias personales necesarias.
A continuación, vamos a ver cómo hacer un profesiograma que junte tanto los factores técnicos del puesto como las competencias profesionales del empleado en cuestión:
Todo empieza por reunir información detallada sobre el puesto de trabajo. Lo puedes hacer realizando entrevistas con empleados actuales y supervisores, observando directamente cómo se realizan las tareas diarias y revisando documentación relevante como descripciones de puestos anteriores y manuales de procedimientos.
Esto te ayudará a comprender completamente las responsabilidades y tareas de la posición.
Luego, define las capacidades físicas necesarias para el puesto. Tal y como hemos visto antes, aquí se incluirán factores como la fuerza, la resistencia y la coordinación.
Recuerda que también debes considerar las condiciones ambientales del lugar de trabajo así como identificar y documentar los riesgos, tanto físicos como emocionales, que puedan estar asociados con el puesto.
No es obligatorio, pero un buen complemento también es incluir cualquier medida de prevención necesaria.
A continuación, deberás listar las habilidades y competencias duras y blandas necesarias para el rol. También necesitarás determinar los conocimientos técnicos específicos y cualquier experiencia previa requerida.
Si se necesita alguna certificación, como la de manejo de carretillas o manipulación de alimentos, también se deben incluir aquí.
Aquí, a parte de establecerse el nivel mínimo de educación, también se evalúa la necesidad de capacitación continua o cursos de actualización que el empleado pueda necesitar a lo largo del tiempo.
Por último, compila toda la información recopilada en un documento claro y bien estructurado. ¡Excel o Google Sheets son buenas opciones!
Dado que los profesiogramas los suelen realizar profesionales del departamento de RRHH, es bastante común pasar por alto aspectos relevantes que no se tienen en cuenta si no se ejerce el rol diariamente.
Por eso, es importantísimo asegurarse de que el documento lo ha revisado un manager de área o los propios empleados. Así, garantizarás que el profesiograma sea 100% preciso y ajustado a la realidad.
Una vez validado, distribuye el profesiograma a los departamentos relevantes y utilízalo como guía en procesos de selección, evaluación del desempeño y planificación de la formación y desarrollo de los empleados.
A parte de lo ya mencionado, el profesiograma también debe detallar:
Categoría de empleo.
Horario laboral.
Descripción del rol de trabajo.
Trabajo en equipo/trabajo individual.
Tipo de jornada.
Modalidad (remoto, presencial o híbrido).
Departamento o área.
Objetivos esperados.
Responsabilidades y obligaciones.
Sector, características y tipo de empresa.
Imagina que tienes que hacer el profesiograma de un electricista. Este sería un ejemplo de cómo debería quedar:
Título del puesto: Electricista
Departamento: Mantenimiento
Supervisor inmediato: Jefe de Mantenimiento
Descripción de tareas y responsabilidades:
Instalación, mantenimiento y reparación de sistemas eléctricos.
Inspección de componentes eléctricos, como transformadores y circuitos.
Diagnóstico de problemas eléctricos utilizando herramientas de prueba.
Cumplimiento de los códigos y normativas de seguridad eléctrica.
Documentación de las reparaciones y el mantenimiento realizado.
Asesoramiento a otros departamentos sobre cuestiones eléctricas.
Capacidades físicas:
Fuerza para manipular cables y equipos pesados.
Destreza manual para realizar conexiones y reparaciones precisas.
Buena visión para distinguir colores y detalles pequeños en los cables y componentes.
Condiciones ambientales:
Trabajo en diversas condiciones climáticas, tanto en interiores como exteriores.
Exposición a ruidos fuertes y vibraciones.
Posible trabajo en alturas o en espacios reducidos.
Riesgos asociados:
Riesgo de electrocución.
Riesgo de caídas al trabajar en alturas.
Exposición a materiales peligrosos (aislantes, solventes, etc.).
Requisitos psicológicos:
Alta capacidad de concentración y atención al detalle.
Habilidad para diagnosticar y resolver problemas rápidamente.
Capacidad para trabajar bajo presión y en situaciones de emergencia.
Requisitos técnicos:
Conocimiento profundo de sistemas eléctricos y códigos de electricidad.
Experiencia en el uso de herramientas de prueba eléctrica, como multímetros y amperímetros.
Habilidad para leer e interpretar planos eléctricos y diagramas de circuitos.
Certificación como electricista por una institución reconocida.
Mínimo de 3 años de experiencia previa en trabajos similares.
Formación:
Educación secundaria completa.
Formación técnica en electricidad (diploma o curso especializado).
Certificaciones adicionales en seguridad eléctrica y trabajos en alturas (preferible).
Competencias personales:
Habilidades de comunicación efectiva para asesorar y coordinar con otros departamentos.
Capacidad para trabajar en equipo y colaborar con otros técnicos.
Actitud proactiva y responsable.
Orientación a la seguridad y cumplimiento de normativas.
Adaptabilidad y disposición para aprender nuevas tecnologías y métodos.
Contar con los profesiogramas de cada una de las posiciones de tu organización tiene muchos beneficios. Destacamos los siguientes:
Proporcionan una descripción detallada de las habilidades, conocimientos y competencias requeridas para un puesto, lo que facilita la identificación de candidatos y candidatas que cumplen con los requisitos específicos.
En consecuencia, se reduce el riesgo de contratar a personas no aptas y se mejora la calidad de las contrataciones, disminuyendo la rotación de empleados.
Al establecer criterios claros y objetivos para cada puesto, los profesiogramas permiten una mejor evaluación del desempeño a partir de estándares bien definidos. Además, también facilita la identificación de áreas de mejora y el reconocimiento de logros.
Los profesiogramas ayudan a identificar los riesgos asociados con cada puesto de trabajo y las medidas preventivas necesarias, lo que facilita crear un entorno más seguro.
Así, será más fácil reducir la incidencia de accidentes y enfermedades profesionales y, también, cumplir con las normativas de seguridad y salud ocupacional.
Gracias a la información que recopila los profesiogramas, a las organizaciones les es más sencillo diseñar programas de capacitación específicos que ayuden a los empleados a adquirir las habilidades necesarias para desempeñar sus roles de manera eficaz y avanzar en sus carreras.
También permiten una mejor asignación de recursos, identificando las capacidades de los empleados y alineándolas con las necesidades de la empresa. El resultado: una mayor eficiencia operativa y un mejor uso del capital humano.
En casos de disputas laborales o procesos de incapacidad, los profesiogramas sirven como evidencia objetiva de las demandas, lo cual es crucial en la resolución de litigios y en la toma de decisiones justas en procesos judiciales.
Además, ayudan a los empleados a entender claramente lo que se espera de ellos y qué competencias necesitan desarrollar para progresar en sus carreras.
Bien comunicado, incrementa la motivación y el compromiso ya que los trabajadores ven un camino claro para su desarrollo y crecimiento profesional dentro de la organización.
En resumen, los profesiogramas son una herramienta fundamental para cualquier departamento de RRHH. Y, aunque su uso no esté tan extendido como debería, implementarlos marca la diferencia en la gestión de People.
Sabemos que elaborar este documento requiere una gran inversión de tiempo. Pero se trata de una inversión inteligente si lo que quieres es crear un entorno laboral más eficaz, rentable y seguro.
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